Passaggio al nuovo Anno Scolastico
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Procedura di passaggio al nuovo anno
Per iniziare il nuovo Anno Scolastico è necessaria un’operazione di pulizia del registro elettronico, che rimuova tutti i dati non più necessari. Tale procedura andrà quindi a distruggere dati e documenti esistenti, per cui, prima di iniziare, ci si assicuri di avere effettuato le seguenti operazioni:
- Chiusura dell’Anno Scolastico, con l’archiviazione dei documenti prodotti;
- backup completo, dei file e del database, in modo da poter effettuare il ripristino in caso di problemi.
Per eseguire il backup dei file si consiglia un software come Filezilla, che si userà per scaricare sul proprio computer una copia di sicurezza dei file presenti nel server di hosting.
Per eseguire il backup del database, si può utilizzare il software phpMyAdmin, che solitamente è reso disponibile dal proprio servizio di hosting. Con questa applicazione, si può esportare l’intero database in un file, che verrà scaricato sul proprio computer. In caso di necessità, la stessa applicazione permette di importare nel database il file creato in precedenza, ripristinando tutti i dati presenti.
Iniziare la procedura
La procedura deve essere eseguita dall’utente amministratore e viene suddivisa in diversi passi successivi. Una volta iniziata, eseguire tutti i passi necessari sino al termine.
Per evitare ogni possibile interferenza durante l’esecuzione della procedura, è necessario:
- porre il registro in modalità manutenzione, dalla pagina SISTEMA > MANUTENZIONE (si consiglia di impostare almeno un’ora intera di manutenzione);
- disconnettere gli altri utenti eventualmente collegati, dalla pagina SISTEMA > MANUTENZIONE > LOGOUT UTENTI
Per una questione tecnica, non sempre la procedura di logout degli utenti riesce a disconnettere tutti quanti. Pertanto si consiglia di ripeterla una seconda volta dopo una decina di secondi.
A questo punto si può iniziare la procedura, dalla pagina SISTEMA > NUOVO A.S.: cliccando sul pulsante INIZIA, saranno rimossi tutti i documenti generati nel corso del precedente anno e non più necessari.
Completare la procedura
Nei passi successivi, la procedura eseguirà le seguenti operazioni:
- svuotamento delle tabelle dai dati del precedente anno scolastico;
- recupero delle circolari del precedente anno scolastico;
- rimozione degli utenti che risultano disabilitati;
- recupero degli esiti scolastici del precedente anno scolastico;
- passaggio di classe degli alunni promossi;
- rimozione degli utenti di alunni e genitori in uscita dalla scuola (alunni ammessi in quinta);
- impostazione del nuovo anno scolastico nell’apposito parametro della configurazione di sistema;
- svuotamento della cache di sistema.
Si tenga presente che, nel passaggio di classe, l’alunno viene portato all’anno successivo della medesima sezione. Nel caso la classe di destinazione non esista, l’alunno non avrà una classe assegnata.
Al termine delle operazioni, è opportuno completare la configurazione dei parametri di sistema del nuovo anno scolastico. Dalla pagina SISTEMA > PARAMETRI aggiornare i parametri:
- anno_inizio, data dell’inizio dell’anno scolastico, nel formato “AAAA-MM-GG”;
- anno_fine, data della fine dell’anno scolastico, nel formato “AAAA-MM-GG”;
- periodo1_fine, data del giorno finale del primo periodo, nel formato “AAAA-MM-GG”;
- periodo2_fine, data del giorno finale sel secondo periodo (se usato) o la data della fine dell’anno scolastico, nel formato “AAAA-MM-GG”.